Insgesamt wurden 92 KMU befragt. Das Bild ist klar: Bei Unternehmen, die seit mindestens 10 Jahren existieren, verfügen rund zwei Drittel über Erfahrung mitöffentlichen Ausschreibungen. Bei jungen Unternehmen, die in den letzten fünf Jahren gegründet wurden, sind es dagegen nur grob 10–15 Prozent.

Gerade diese Firmen sehen sich im Ausschreibungsprozess häufig als „unerfahren“: komplizierte Vergabeportale, unterschiedliche Regelwerke, viele Dokumente → formaler Irrsinn. Das Potenzial ist groß, die Einstiegshürde auch.

Die meisten KMUs nehmen nach der ersten Vergabe nicht nochmal an einer Teil, weil der Prozess für Einsteiger zermürbend sein kann.

Probleme für ein KMU

Typische Probleme:

• passende Ausschreibungen überhaupt finden

• verstehen, was genau verlangt wird

• Fristen, Formvorgaben und Nachweise einhalten

• aus Textbausteinen, Referenzen und Anlagen ein vollständiges Angebot bauen

Wer das neben dem Tagesgeschäft manuell erledigt, kommt schnell an Kapazitätsgrenzen besonders junge Unternehmen, die die Lernkurve noch vor sich haben. Gleichzeitig zeigen die Zahlen: Etablierte KMU nutzen den Kanal bereits deutlich stärker und bauen ihren Vorsprung aus.

Wie der Einstieg gelingt

Scelion setzt genau an diesen Punkten an und macht den Prozess beherrschbar, auch für Unternehmen ohne jahrelange Erfahrung.

Die Plattform strukturiert den gesamten Ablauf: von der automatischen Suche über die Qualifizierung bis zur Angebotserstellung. Ausschreibungen werden intelligent vorsortiert, Anforderungen verständlich zusammengefasst und mit dem Unternehmensprofil abgeglichen. Wiederkehrende Inhalte und Unterlagen fließen in vorgefertigte Angebotsentwürfe ein.

Effizienz für Erfahrene, Sicherheit für Einsteiger

Erfahrene KMU gewinnen durch mehr Effizienz und können ihr Volumen an Angeboten steigern, ohne zusätzliches Personal aufzubauen. Unerfahrene Unternehmen profitieren davon, dass der Einstieg weniger riskant und weniger fehleranfällig wird: weniger Formfehler, weniger übersehene Fristen, schnelleres Lernen aus jedem Verfahren.

So wird der komplexe Ausschreibungsprozess nicht zum Hindernis, sondern zur planbaren Wachstumschance. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen seit zwei oder seit zwanzig Jahren am Markt ist.

Quellenverzeichnis:

KOINNO Vergabereport | (2024) | KOINNO VERGABEREPORT - Startups und KMU 2024 | https://www.koinno-bmwk.de/fileadmin/user_upload/KOINNO_Vergabereport_24.pdf