Öffentliche Ausschreibungen sind ein Milliardenmarkt - und gleichzeitig für viele Unternehmen ein mühsames Nebenprojekt. Portale wechseln, Regeln unterscheiden sich, Unterlagen sind komplex, Fristen streng. Das Ergebnis: hoher Aufwand, viele Fehlerquellen, verpasste Chancen.

Scelion setzt genau hier an: als zentrale, KI-gestützte Plattform für öffentliche Aufträge in der DACH-Region.

Eine Plattform statt Portal-Dschungel

Statt täglich durch zahlreiche Vergabeportale zu klicken, bündelt Scelion die Ausschreibungen der DACH-Region an einem Ort:

• über 20.000 Live-Ausschreibungen

• Ausschreibungen aus über 220 Portalen zentralisiert auf einer Plattform

• semantische Suche, die Inhalte versteht, statt nur Schlagwörter zu matchen

Für Unternehmen bedeutet das: Es ist nicht mehr entscheidend, wo ein Auftrag veröffentlicht wurde. Entscheidend ist nur noch, was angeboten wird - Scelion findet passende Verfahren automatisch und spielt sie direkt ins System.

Der Prozess mit Scelion - von der Suche bis zum Zuschlag

1. Suchen: Relevante Ausschreibungen in Sekunden

   Mit der semantischen Suche werden alle angebundenen Portale parallel durchsucht. Ausschreibungen, die inhaltlich passen, erscheinen in einem zentralen Feed, können gefiltert, gespeichert und per Benachrichtigung verfolgt werden.

   Effekt: Unternehmen sparen bis zu 80 % Zeit bei der Recherche, weil manuelle Portal-Routinen wegfallen und relevante Verfahren schneller sichtbar werden.
   
   

2. Qualifizieren: Schnell erkennen, welche Verfahren wirklich passen

   Der nächste Engpass im klassischen Prozess: Qualifizierung. Scelion liest Bekanntmachungen und Unterlagen aus und bereitet zentrale Informationen strukturiert auf:

   • Verfahrensart, Schwellenwert, Laufzeit

   • Fristen und Abgabemodalitäten

   • Eignungs-, Referenz- und Umsatzanforderungen

   Diese Punkte werden mit dem hinterlegten Unternehmensprofil abgeglichen. So lässt sich schnell erkennen, ob ein Verfahren grundsätzlich geeignet ist – ohne alle Dokumente Seite für Seite lesen zu müssen.
   
   Effekt: Die Qualifizierungsphase wird im Schnitt rund 60 % schneller – aus stundenlangen Lesemarath
   
   

3. Angebot erstellen: Fehler reduzieren in formalen Minenfeldern

   Wenn eine Ausschreibung grünes Licht bekommt, unterstützt Scelion bei Angebot und Einreichung:

   • zentrale Ablage sämtlicher Unterlagen und Versionen

   • Angebotsbausteine und Standardtexte können wiederverwendet werden

   • Formulare werden mit Stammdaten automatisch vorbefüllt

   • Vollständigkeit und Fristen werden systematisch geprüft

   Im Dokumenten-„Tresor“ liegen Zertifikate, Abschlüsse, Referenzen und weitere

   Nachweise zentral – inklusive Erinnerungen vor Ablauf. Diese Daten lassen sich gezielt in Angebote ziehen, statt sie immer wieder neu zusammensuchen zu müssen.
   
   Effekt: Formale Fehler, die zu Ausschluss oder Wertungsminderung führen, lassen sich drastisch reduzieren - Erfahrungswerte sprechen von bis zu 99% weniger fehlerbedingten Verlusten.
   
   

4. Tender-Management: Transparenz für das gesamte Team

   Scelion ist nicht nur Suchmaschine oder Dokumentenablage, sondern ein Workspace für alle Beteiligten:

   • Überblick über alle laufenden und geplanten Ausschreibungen

   • klare Zuständigkeiten und Aufgaben je Tender

   • Statusanzeigen von „Idea“ bis „Submitted“

   • einheitliche Arbeitsweise über Vertrieb, Fachbereiche und Management hinweg

   Damit wird der Ausschreibungsprozess vom Einzelkämpfer-Setup zu einem skalierbaren, wiederholbaren Workflow über alle Unternehmensbereiche.

   
   

Harte Effekte auf einen Blick

Zusammengefasst bringt der Einsatz von Scelion drei zentrale Hebel:

1. Mehr Geschwindigkeit

   • >25.000 Live-Ausschreibungen, >220 Portale auf einer Plattform

   • bis zu 80 % weniger Zeit in Suche und deutlich schnellere Qualifizierung
     
     

2. Weniger Risiko

   • strukturierte Prozesse statt E-Mail- und Excel-Chaos

   • bis zu 99 % weniger formale Fehler bei der Angebotserstellung
     
     

3. Mehr Chancen

   • mehr passende Verfahren im Blick

   • mehr Zeit für Inhalte und Strategie statt für manuelle Routinearbeiten

   
   

Sicherheit & Compliance inklusive

Weil es im öffentlichen Auftragsgeschäft um sensible Daten geht, ist die Plattform in Deutschland gehostet und vollständig DSGVO-konform. Kundendaten werden laut Anbieter nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Zudem unterstützt Scelion eForms und nationale wie EU-Formulare, sodass die Anforderungen der Vergabestellen sauber abgebildet werden können.

Für Einsteiger und etablierte Tender-Teams

Scelion adressiert unterschiedliche Reifegrade im Ausschreibungsgeschäft:

• Pionier - Unternehmen, die erste öffentliche Aufträge gewinnen wollen, ohne Vorerfahrung.

• Professional - Teams, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen und ihren Prozess skalieren möchten.

• Enterprise - Organisationen mit komplexen Strukturen, mehreren Abteilungen und hohen Volumina.

Gemeinsam ist allen: Öffentliche Ausschreibungen sollen kein bürokratischer Ausnahmezustand mehr sein, sondern ein professionell gemanagter Vertriebskanal.

Fazit

Scelion verschiebt den Fokus im Ausschreibungsprozess: weg von Portal-Hopping, Dokumentensuche und Fehlerangst - hin zu strategischer Auswahl, inhaltlich starken Angeboten und klaren Prozessen.

• >25.000 Live-Ausschreibungen

• >220 Portale auf einer Plattform

• bis zu 80 % weniger Zeitaufwand bei Suche und Qualifizierung

• bis zu 99 % weniger formale Fehler

Für Unternehmen, die öffentliche Aufträge ernsthaft als Wachstumstreiber nutzen wollen, ist das der Unterschied zwischen „wir versuchen es gelegentlich“ und einem skalierbaren, datengetriebenen Tender-Management.